本事例では、定例会議のたびに、開催日が近づくと担当者が手動でリマインドメールを作成し、BCC宛先を確認して送信していました。この作業は単純ながらも、時間と注意力を要し、「うっかり後回しにしてしまう」「アドレス確認を誤る」といったヒューマンエラーのリスクも伴っていました。さらに、送信のタイミングが遅れると参加者への周知が不十分になり、運営全体の信頼性を損なう恐れもありました。

課題を解決するため、毎月10日に定例会議の案内文を、指定の宛先にBCCで一斉に自動送信するGASを構築しました。

これにより、会議前の案内メールが関係者に自動で届く仕組みを構築しました。

仕組みの概要

• 送信先：TO/CC/BCC を固定（BCCはリスト化）
• 文面：定型の案内文をそのまま送信
• スケジュール：毎月10日（例）に合わせて件名・本文の日付を自動埋め込み

実行：時間主導トリガー（月次）で自動実行

• 月次の送信作業：0件化（年間12回の手作業→自動）
• 作業時間：年間6〜12時間削減（1回30〜60分想定）
• 対応品質：送信漏れ・遅延ゼロで関係者の安心感向上

心理的負担：「送らなきゃ」という心理的負担がゼロに

毎月10日に、特定の関係者へ会議リマインドメールをBCCで一斉送信するGASを作成してください。

本文は毎回同じ定型文を使用し、TO・CC・BCCは固定アドレスで送信したいです。件名と本文には改行・署名も含めてください。

function sendFutureMeetingReminder() {
  const to = “office@○○○○○”;
  const cc = “info@○○○○○”;
  // BCCリスト（カンマ区切りの文字列に変換）
  const bccList = [
    “○○○○○@○○○○○”,
    “○○○○○@○○○○○”,
    “○○○○○@○○○○○”,
    “○○○○○@○○○○○”,
    “○○○○○@○○○○○”,
    “○○○○○@○○○○○”,
    “l○○○○○@○○○○○”,
    “○○○○○@○○○○○”,
    “○○○○○@○○○○○”,
    “○○○○○@○○○○○”,
    “○○○○○@○○○○○”,
    “○○○○○@○○○○○”
  ].join(“,”);  // ← ココが大事！
  //
第3金曜日を自動計算
  const now = new Date();
  const year = now.getFullYear();
  const month = now.getMonth();
  let count = 0;
  let date;
  for (let i = 1; i <= 31; i++) {
    const d = new Date(year, month, i);
    if (d.getDay() === 5 && d.getMonth() === month) {
      count++;
      if (count === 3) {
        date = d;
        break;
      }
    }
  }
  const monthJP = month + 1;
  const dayJP = date.getDate();
  const dateLine = `${year}年${monthJP}月${dayJP}日（金）`;
  const subject = `【未来会議のご案内】${monthJP}月の未来会議は ${dayJP}日（金）19:00～ 開催です`;
  const body = `当会の活動を支えてくださっている皆さま
いつも温かいご支援とご協力をありがとうございます。
今月の「未来会議」が近づいてまいりましたので、ささやかながらご案内をお送りいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ 開催日：${dateLine}
■ 時　間：19:00〜21:00（開場 18:45〜）
■ 場　所：○○○○○ 1階研修室
〒○○○-○○○○ ○○市○○町○○○○○○
※駐車場・駐輪場あり
━━━━━━━━━━━━━━━━━━
当日は、お忙しい中とは存じますが、
皆さまとお顔を合わせてお話できることを楽しみにしております。
ご参加のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
—
特定非営利活動法人 栃木県こども応援なないろ

 office@○○○○○
※本メールは関係者の皆さまへ BCC にてお送りしております。
`;
  GmailApp.sendEmail(to, subject, body, {
    cc: cc,
    bcc: bccList  // ← カンマ区切りの文字列！
  });
}

GASの実装方法

1.スプレッドシートの右上「拡張機能」の「Apps Script」を選択。

2.「無題のプロジェクト」の「コード.gs」内に、出力されたコードを貼り付け。

3.「保存」マークをクリックして保存。

4.トリガーを設定する。

左側のアイコンの中から「時計マーク⏰」を選択し、右下にある「＋ トリガーを追加」ボタンをクリック。

5.各項目を以下に設定し、右下の「保存」をクリック。

• 実行する関数：onFormSubmit /
• イベントのソース：フォームから を選択
• イベントの種類：フォーム送信時

※実際の画面とは異なります。

6.以下の手順でテストを行う。

• フォームにテスト回答を送信
• 数秒程度で送信対象者（今回の事例では役員・人事）に通知メールが届くか確認
• 受信できない場合は以下を確認すること
  • 設問名のスペルミス／全半角違いをチェック
  • トリガーが「フォーム送信」になっているか確認
  • 送信先アドレスのドメイン制限ロジックを見直し

7.動作確認ができたら閉じる。

• 固定日での強制テスト：const now = new Date(2025, 8, 1); のように「今」を差し替えて第3金曜計算を確認
• 境界月テスト：月初が土曜/日曜始まり、金曜日が4回/5回ある月を複数チェック
• スナップショット：算出日付をログ出力し、想定と一致するかを確認（Logger.log(thirdFriday)）

便利な自動送信ですが、BCC管理や日付計算の誤りは誤送信の原因になります。

テスト環境・許可ドメイン限定・ダブルチェック体制で、安全に本番移行しましょう。

• 日付計算ロジック：毎月◯日固定だけでなく「第3金曜日」といった条件を使う場合はテスト必須
• BCCアドレス管理：スプレッドシート化しておくと編集・更新が容易でミスも防げる
• 誤送信リスク回避：本運用前にテスト環境で送信チェックを行うことが重要

文面の改定：毎年の会場・時間変更時は定型文を棚卸し

定例会議のリマインドだけでなく、以下のようなケースにも応用が可能です。

• イベント案内メール：社外向けセミナーや勉強会の案内
• 定例タスクのリマインド：経費精算や勤怠締め切りのお知らせ
• 社内報配信：毎月のニュースレター送信にも転用可能

GASでリマインドメールを自動化すれば、「思い出す→書く→確認→送る」という4工程が丸ごと不要になります。AIとGASの掛け合わせで、“気合いで続ける運用”から、何もしなくても“続いてしまう運用”に変えていきましょう。

さらに詳しいAI活用術や最新情報を学びたい方は、定期開催している無料セミナーもご用意しております。是非参加してみてください。