Slackは多くの組織で利用されていますが、新メンバーへの招待プロセスには共通の課題があります。

セキュリティ上の制約

Slackでは招待リンクを無差別に公開することができません。登録確認を行った上で、個別にメール等で送付する必要があります。これは安全性を保つ上で必要ですが、運用面での負担を生み出します。

手作業による非効率性

• 遅延リスク：担当者の対応が遅れると、新メンバーの参加が滞る
• 属人化：特定の担当者に依存し、不在時に対応が止まる
• 誤送信リスク：手動での作業ミスやコピペミスが発生
• 問い合わせ増加：「登録したのに案内が届かない」といった利用者からの問い合わせが増える

実際、あるNPO団体では短期ボランティアや学生など、登録から活動開始までの時間が限られているメンバーへの対応に特に支障が出ていました。

Google Apps Script（GAS）を活用することで、これらの課題を一挙に解決できます。

基本的な仕組み

1. Googleフォームで登録情報を収集
2. スプレッドシートに自動記録
3. フォーム送信をトリガーにGASが自動実行
4. 登録されたメールアドレス宛にSlack招待リンクを自動送信
5. 送信ログもスプレッドシートで管理・確認可能

実際の導入効果

• 登録からSlack参加までの平均時間：90分 → 30分（67%短縮）
• 担当者の作業工数：月15時間 → 5時間（月10時間削減）
• 問い合わせ件数：月20件 → 3件（85%減少）

この自動化により、運営負荷の軽減だけでなく、新メンバーの満足度向上も実現しています。

まずは基盤となるGoogleフォームとスプレッドシートを設定します。

Googleフォーム側の設定

必要な項目は最低限以下の通りです。

• メールアドレス（必須）：招待リンク送信先
• お名前（必須）：メール本文の宛名用
• その他、組織に応じた項目（所属チーム、活動希望分野など）

スプレッドシート側の設定

フォームの回答は自動でスプレッドシートに記録されます。重要なのは項目名を正確に把握することです。GASでは項目名の完全一致が必須のため、改行や全角半角も含めて正確にコピーしてください。

以下が実際のGASコードです。

function onFormSubmit(e) {

const responses = e.namedValues;

const email = responses[“メールアドレス ※必ずメールが届くアドレスをご記入ください”]?.[0];

const name = responses[“お名前（フリガナ）\n例）○○○○○（○○○○○）”]?.[0];

const slackUrl = “https://join.slack.com/t/yourworkspace/shared_invite/xxxxxx”;

const subject = “【ご案内】Slackご招待リンクのご案内”;

const body = `

${name}さま

 

このたびは、ボランティアにご登録いただき誠にありがとうございます。

当会の連絡ツール「Slack」へのご招待リンクをお送りします。

 

──────────────

◆ Slack参加URL：

${slackUrl}

 

※Slackは無料で使えるチャットツールです。

※リンクの有効期限は発行から3日間ですので、なるべくお早めにご登録ください。

──────────────

 

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

`;

 

if (email && email.includes(“@”)) {

GmailApp.sendEmail(email, subject, body, {

cc: “admin@yourorganization.com”

});

}

}

コードのポイント解説

• onFormSubmit(e)：フォーム送信時に自動実行される関数
• e.namedValues：フォームの回答データを項目名で取得
• responses[“項目名”]?.[0]：エラー防止のための安全な値取得

条件分岐：有効なメールアドレスの場合のみ送信実行

効果的なメール本文には以下の要素を含めましょう。

基本構成

1. 個人名での宛名：
   登録された名前を使用し、パーソナライズな内容にしましょう。
2. お礼の挨拶：
   登録への感謝を表現します。
3. Slack招待URL：
   期限付きリンクと注意事項を記載しましょう。
4. 参加後のアクション案内：
   自己紹介チャンネルでの投稿テンプレートなどを案内しておくと便利です。
5. 問い合わせ先：
   困った時の連絡先を明記しましょう。

文面作成のコツ

• 堅すぎず、親しみやすいトーンを心がける
• リンクの有効期限を明確に記載
• 参加後の具体的なアクションを提示し、迷わせない工夫

Slack招待リンクをGoogleフォームの登録と連動して自動送信する仕組みは非常に便利ですが、確実に動かすためにはいくつかの手順と注意点があります。

トリガーの設定手順

GASコードを書いただけでは自動実行されません。「フォーム送信時にこのコードを動かす」という設定＝トリガーが必要です。

1. GASエディタで「トリガー」を選択
2. 「トリガーを追加」をクリック
3. 関数は onFormSubmit を選択
4. イベントソースは「フォームから」
5. イベントタイプは「フォーム送信時」

これで、Googleフォームに回答が送信された瞬間にコードが実行され、招待メールが送信されるようになります。

動作テストの重要性

本格運用前に、必ずテストを行いましょう。

• 実際にフォームにテストデータを入力
• 自分のメールアドレスに招待メールが届くか確認
• 件名や本文が想定どおりか検証
• Slack招待リンクが有効で正しく動作するかチェック

ポイント：一度成功しても安心せず、複数回のテストで安定動作を確認することが大切です。

実装時に細かな設定を誤ると正しく動きません。特にフォームの項目名やリンクの有効期限などは落とし穴になりやすいため、事前に押さえておきましょう。

フォーム項目名の完全一致

最もつまずきやすいのがフォームの項目名とコードの不一致です。
GASの e.namedValues[“項目名”] は、フォームの表示名と完全一致していなければ動作しません。

• 改行文字（\n）も含めてコピーする
• 全角・半角の違いを厳密にチェック
• スペースの有無も正確に反映

一文字でも違えば動作しないので、必ずシートからコピペしましょう。

Slack招待リンクの管理

Slack招待リンクにはいくつかの制約があるため、更新フローを整えておくことが重要です。

• 有効期限：通常3日間。期限切れ前に新しいリンクを取得して更新
• 使用回数制限：人数に上限がある場合があるため、運用ルールで管理
• 更新フロー：定期的に確認し、期限切れ時は速やかに差し替え

これを怠ると「リンクが無効です」という問い合わせが増えてしまいます。

送信ログの記録

後から検証できるように、ログを残す仕組みを追加しておくと安心です。

記録する項目例

• 送信日時
• 送信先メールアドレス
• 送信結果（成功／失敗）
• 使用したSlack招待リンク

監査やトラブルシュートにも役立ちます。

Slack招待リンクは組織への入り口になるため、セキュリティ対策は必須です。

招待URLの漏洩防止

• 使用回数制限：1回限り、または少数回の利用に制限
• 有効期限短縮：必要最小限の期間で運用
• アクセス元制限：可能であればドメインを限定

メール転送による不正利用の防止

• 個人メールアドレスではなく、企業や教育機関のアドレスを優先
• ドメインホワイトリスト方式を導入
• 重要な組織では「管理者承認フロー」を追加

GAS実行権限の最小化

• 必要最低限の権限だけを付与
• 定期的に権限を見直す
• アクセスログを確認して不正利用がないか監視

Slack招待リンクの自動送信を運用していると、思わぬトラブルに直面することがあります。代表的なケースと対処法を整理しました。

「コードが動かない」場合

コードが動かないときは、まず基本の設定を確認しましょう。

• 項目名の再確認：フォーム項目とコード内の文字列を完全一致させる
• トリガーの確認：「フォーム送信時」に正しく設定されているか
• エラーログの確認：GASエディタの実行ログで原因を特定
  

「メールが届かない」場合

メール不達は環境や制限によることが多いです。

• 送信制限：Gmailは1日500通まで（複数アカウントで分散可能）
• 迷惑メール振り分け：受信者にフォルダを確認してもらう
• 宛先チェック：@マークを含むかなど、基本的な妥当性を確認
  

「Slack招待リンクが無効」場合

招待リンクの仕様や設定が原因となることがあります。

• 期限切れ：Slackのリンクは通常3日間で失効
• 使用回数超過：リンクに設定された上限に達していないか確認
• ワークスペース設定変更：Slack管理画面で招待設定が変わっていないか確認