仕事の時短＆効率化テクニック集から厳選！見て試して共有しての実演ライブ

仕事の効率化や時短のためにAIを活用したいけれど、具体的にどう手をつけていいかわからないという方は多いのではないでしょうか。

今回は、利用者数No.1*のAI活用コミュニティ「SHIFT AI」で開催された会員向けオンラインウェビナー「仕事の時短＆効率化テクニック集から厳選！見て試して共有しての実演ライブ」の内容の一部を特別公開します。

※ GMOリサーチ&AI株式会社調べ ■調査項目/調査時点（2025年2月）における累計登録者数 ■調査対象/企業が運営するAI活用事例や実践ノウハウなど、ビジネス目的でのAI活用に関する講義を提供するコミュニティサービスを対象とし、講義を行わないネットコミュニティや個人運営のコミュニティ、ビジネス目的以外のコミュニティサービスは対象外とする

【※このウェビナーは終了しました。最新の参加案内はコミュニティ説明会でご案内しています。】

ウェビナー概要

このウェビナーの内容は以下のとおりです。

• SHIFT AI内コンテンツ「お役立ちプロンプト集」の活用方法
• Geminiを使った動画からのマニュアル自動作成
• ChatGPTを使った音声入力による思考整理とメール作成
• 成果を定着させるためのアウトプットの重要性

本記事では、ウェビナーの中から、特に反響の大きかった時短術をピックアップして解説します。

SHIFT AIが提唱する「一発解決仕事術」とは

多くの人が、AIで業務効率化したいと考えていますが、実際にはどのプロンプトを使えばいいか迷ってしまうことが多いのが現状です。

そこでSHIFT AIでは、すぐに実践できて効果が高いノウハウを「一発解決仕事術」として会員向けに提供しています。

これらは、コミュニティ内の最大活用ガイドからアクセスできる「お役立ちプロンプト集」に集約されており、日常業務や会議の準備など、さまざまなシーンですぐに使えるテクニックが詰まっています。

迷わず使えるプロンプト集を活用する

SHIFT AIの会員サイトには、膨大な数のプロンプトや活用事例が掲載されていますが、特に初心者が最初に触れるべきなのが「お役立ちプロンプト集」です。

ここには、コピー＆ペーストですぐに使えるプロンプトがシチュエーション別に整理されています。

何から始めればいいかわからないという悩みを解消し、業務効率化を実現させます。

動画講義ですぐに操作方法を学ぶ

プロンプト集だけでなく、実際の操作画面を見ながら学べる動画講義も充実しています。

文字だけのマニュアルでは伝わりにくい細かな操作や、GeminiとChatGPTの使い分けなどのAIツールごとの挙動の違いも、動画であれば直感的に理解できます。

今回のウェビナーも、実際に講師が画面を操作しながら解説するハンズオン形式で行われました。

Geminiを活用して動画からマニュアルを作成する

業務マニュアルの作成は、スクリーンショットを撮って、説明文を書いて……と、非常に手間のかかる作業です。

しかし、Geminiを使えば、画面録画した動画をアップロードするだけで、手順書を作成することができます。

動画の内容をAIが認識し、文字起こしして整理してくれることは、大幅な業務効率化につながります。

画面録画した動画ファイルを読み込ませる

まずは、マニュアル化したい業務の操作手順を画面録画します。

特別な編集は不要で、そのまま動画ファイルをGeminiのチャット欄にアップロードします。

Geminiはマルチモーダル（テキストだけでなく画像や動画も理解できる機能）に強みを持っており、動画内の動きや文脈を高い精度で読み取ることが可能です。

AIに指示を出して手順書に変換させる

動画をアップロードしたら、「この動画を手順書にしてください」といったシンプルなプロンプトを入力します。

するとAIが動画の内容を解析し、ステップごとの手順としてテキスト化してくれます。

ウェビナー本編では、さらに高度なHTML形式での出力や、見やすいレイアウトに整えるための具体的なプロンプトも紹介されましたが、基本的なテキスト化だけでも十分な時短効果が得られます。

ChatGPTと音声入力で思考を整理する

「上司に報告メールを送りたいが、内容がまとまらない」「アイデアが散らばっていて企画書が進まない」。

そんな時は、キーボードを打つ前にChatGPTに話しかけてみましょう。

音声入力で思いつくままに話した内容を、AIがビジネス文書として構造化してくれます。

タイピングの手間を省き、脳内のモヤモヤが一瞬で形になります。

散らばった思考を音声で入力する

スマートフォン版のChatGPTアプリなどを使い、マイクに向かって話しかけます。

「〇〇部長への報告なんだけど、イベントの件で、えーっと、人数が変わって……」のように、言い淀みや修正が入っても構いません。

人間が話す自然な言葉をAIは文脈で理解してくれるため、綺麗に話そうとする必要はありません。

まずは頭の中にある情報をすべて出し切ることが重要です。

ビジネスメールの形式に整形させる

入力が終わったら、「今の内容を上司への報告メールとしてまとめて」と指示を出します。

するとChatGPTは、要点を抽出し、件名・宛名・挨拶・本文・結びといったビジネスメールの構成に整えて出力してくれます。

ゼロから文章を考える時間を削減できるだけでなく、抜け漏れのない的確な報告ができるようになります。

※ウェビナーでは、再利用可能なプロンプトテンプレートの作成方法や、相手に合わせた文体の調整なども紹介されました。

まとめ：AI活用を習慣化して業務時間を短縮する

「動画マニュアル作成」と「音声入力による思考整理」について解説しました。

どちらもツールさえあればすぐに試せる内容ですが、重要なのは「知っている」ことではなく「実際に業務で使ってみる」ことです。

AIスキルを定着させるためには、学んだらすぐに手を動かすことが大切です。

今回のウェビナーでも、参加者がその場でAIツールを操作する時間が設けられました。

「見て終わり」にせず、自分の業務に置き換えて試してみることで、本当の意味での業務効率化につながります。

一人でAI学習を続けるのは大変ですが、コミュニティで学びを共有することでモチベーションを維持できます。

SHIFT AIでは、作成した成果物を投稿し合ったり、うまくいかない点を相談したりできる環境が整っています。

共に学ぶ仲間がいる環境こそが、AI時代を生き抜くための強力な武器となるでしょう。